Mitarbeiterführung durch Ehrenamtliche in Krisenzeiten – ein Praxisbeispiel

Mitarbeiterführung ist immer spannend und herausfordernd. Die Führung einer Organisation von Freiwilligen durch gewählte Ehrenamtliche in einer Krisenzeit ist jedoch die Königsdisziplin.

Ausgangssituation

Mitte März veränderte sich der Alltag in Österreich. Termine und Veranstaltungen wurden abgesagt. Es folgten Homeoffice, Kurzarbeit, Schließung von Geschäften, Kündigungen, Krisensitzungen etc. Für viele Unternehmer*innen und Manager*innen begann eine intensive Zeit: Die Führung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice war anders als bisher, da Feedback, Teambesprechungen vor Ort, Ad-hoc-Austausch in den bekannten Formen nicht mehr möglich waren. Die bisherige Art der Kommunikation mit persönlichen Besprechungen, Telefonaten oder Mail reichte in vielen Fällen nicht mehr aus, neue Formen wurden nötig.

Berufliche Netzwerke

Zahlreiche Selbstständige und Manager*innen sind in beruflichen Netzwerken engagiert, die ab Mitte März ebenfalls ihre bisherigen Austauschformen einschränken, zum Teil sogar einstellen mussten. Ein Netzwerk, gegründet vor 35 Jahren in den USA, baut darauf, dass sich Selbstständige aus verschiedenen Branchen wöchentlich in fixen Gruppen (zwischen 15 und über 60 Mitgliedern) treffen, um sich gegenseitig beim Empfehlungsmarketing und der Akquise zu unterstützen. Es handelt sich überwiegend um Selbstständige, kleinere Mittelbetriebe aus Handwerk, Dienstleistung und freien Berufen.

Diese Gruppen in „normalen“ Zeiten zu führen, ist schon nicht so einfach, da viele selbst Führungskräfte sind. Ein Führungsteam wird jeweils für ein Jahr gewählt. Mitte März endete auch hier die bewährte Form des Netzwerkens mit wöchentlichen Treffen.

Netzwerken heute

Noch während des Lockdowns wurden die Gruppentreffen in anderer Form wieder aufgenommen.

Video-Konferenzen waren für Gruppen mit überwiegend jungen, im Büro arbeitenden und technologieaffinen Mitgliedern kein Problem. Bei Gruppen mit vielen Personen, die in ihrem Arbeitsalltag wenig am Computer sitzen und mehr direkten Kundenkontakt haben (z.B. handwerkliche Arbeit bzw. Dienstleistungserbringung vor Ort), war dies schwieriger. Zusätzliche Belastungen waren existentielle Ängste durch Kurzarbeit, Schließung von Geschäften, Kündigungen etc.

Eine nicht so technologieaffine Gruppe setzte sich das Ziel, alle Mitglieder innerhalb eines Monats an Bord zu haben. Eine App als digitale Plattform für die Planung und Dokumentation des gruppeninternen Engagements wurde als Arbeitstool für alle Gruppenmitglieder vorgesehen.

Ablauf im Detail

  • Das Führungsteam befasste sich ausführlich mit der Gestaltung und dem Nutzen von Online-Meetings.
  • Engagierte interne „Opinion Leader“ nahmen mit gezielt ausgewählten Mitgliedern Kontakt auf, erläuterten den Nutzen dieses „neuen“ Netzwerktools, halfen beim Zugang und nahmen Ängste.
  • Zwischen den wöchentlichen Meetings gab es Telefonate, Skype-Meetings, Mails und Videokonferenzen innerhalb des Führungsteams und mit Mitgliedern, um Informationen zu teilen, Vertrauen aufzubauen und den Entwicklungsprozess zu besprechen.
  • Die ersten Online-Meetings wurden als Übungs-Konferenzen definiert, um den Verantwortlichen und den Mitgliedern die Scheu vor dem für einige neuen Medium zu nehmen.
  • Erfolgsgeschichten wurden ausgetauscht, aber auch Nachteile offen diskutiert.
  • Viel Anerkennung wurde ausgesprochen sowohl bei den wöchentlichen Meetings als auch im wöchentlichen Newsletter.

Ab der 3. Videokonferenz waren alle Mitglieder „an Bord“ – auch jene, die bisher ihre Mobiltelefone ausschließlich zum Telefonieren verwendet und alles andere ihren Mitarbeitenden überlassen hatten. Die eingerichtete App nutzte anfänglich nur ein Drittel der Mitglieder, nach kurzer Zeit bereits 85 %.

Erfolge

Die Führungsqualität und der entwickelte Team-Spirit zeigten sich an drei Punkten:

  • Die durchschnittliche Anwesenheit bei den wöchentlichen Treffen beträgt nahezu 100 %.
  • Die Aktivitäten der Mitglieder für die Gruppe kommen nahe an die Ergebnisse von „Vor-Covid-19“ heran – trotz geschlossener Geschäfte, Kurzarbeit, Homeoffice und schwieriger finanzieller Situationen für viele.
  • Alle Mitglieder wollen ein Teil des Teams bleiben.

Schlussfolgerung

Führung von Freiwilligen durch Ehrenamtliche in Krisensituationen wie Corona mag zeitintensiv und anspruchsvoll sein. Sie ist aber möglich und zeigt gute Resultate. Möglicherweise lassen sich einige Erkenntnisse auf die Führung von Remote-Teams übertragen.

Josef Waiß direkt erreichen Sie am besten über: office@jwconsulting.at

Autor/Autorin

Josef Waiß war 20 Jahre Angestellter im Personalmanagement-Bereich, die letzten 13 Jahre als Personalmanagement-Leiter zweier Unternehmen in Wien. Seit 15 Jahren ist er als Unternehmensberater und Coach selbstständig mit den Schwerpunkten Charismen/Talente, Übernahme von Führungsaufgaben, Veränderungen, Recruiting und Networking.
Neben seinen beruflichen Aufgaben engagiert er sich in Leitungsfunktionen einer christlichen Organisation (GCL) und in einem beruflichen Netzwerk von Selbstständigen. Er studierte Sozialwissenschaften in Wien.

Autor: Josef Waiß

Josef Waiß war 20 Jahre Angestellter im Personalmanagement-Bereich, die letzten 13 Jahre als Personalmanagement-Leiter zweier Unternehmen in Wien. Seit 15 Jahren ist er als Unternehmensberater und Coach selbstständig mit den Schwerpunkten Charismen/Talente, Übernahme von Führungsaufgaben, Veränderungen, Recruiting und Networking. Neben seinen beruflichen Aufgaben engagiert er sich in Leitungsfunktionen einer christlichen Organisation (GCL) und in einem beruflichen Netzwerk von Selbstständigen. Er studierte Sozialwissenschaften in Wien.

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